Henvendelsen lander selv
Kontaktformularen på jeres egen hjemmeside taler direkte med systemet. Ikke en mail, der skal videresendes og skrives af — en opgave, der er oprettet i det sekund, kunden trykker send, med navn, adresse, telefon og det, han skrev.
En tirsdag formiddag betyder det, at du åbner listen og kan se de tre henvendelser, der kom ind, mens du stod på en stige. Ingen af dem ligger i et spamfilter. Ingen af dem er glemt i en indbakke, du ikke nåede.
Opgaven er navet
Alt hænger på opgaven: kunden, adressen, tilbuddet, aftalerne i kalenderen, timerne, historikken. Der er fem bunker, og en opgave er altid i præcis én af dem.
- Nyt
- Henvendelsen er kommet, ingen har svaret endnu.
- Tilbud
- Der er sendt en pris, vi venter på kunden.
- I gang
- Arbejdet er sat i gang.
- Klar til faktura
- Arbejdet er færdigt, der skal sendes en regning.
- Afsluttet
- Den er ude af verden.
Det betyder, at du kan svare på «hvad skylder vi at følge op på?» ved at kigge på to bunker: Tilbud og Klar til faktura. Det er der, pengene står stille.
Faste aftaler, der føder opgaverne selv
Servicevirksomhedens kerne: vinduerne skal pudses hver sjette uge, trappen vaskes hver mandag. Du opretter aftalen én gang — kunde, adresse, pris og rytme — og systemet lægger selv det næste besøg på tavlen i god tid. Ingen huskeliste, ingen glemt kunde.
To slags rytme, fordi virkeligheden har to: faste dage (hver mandag, uanset hvad) og rullende (seks uger efter sidste besøg — regner det i to dage, skrider kæden med, i stedet for at der hober sig besøg op). Hvert besøg er en helt almindelig opgave med prisen på plads, så den kan planlægges, udføres og faktureres som alt andet.
Tilbud med accept-link
Du bygger tilbuddet med linjer og moms og sender det. Kunden får et link, trykker accepter og skriver sit navn. Intet login, ingen kode, ingen PDF han skal printe og underskrive.
Accepten logges med navn, tidspunkt og IP-adresse, og opgaven markeres accepteret med det samme — klar til at blive lagt i kalenderen. Skal prisen ændres, laver du en ny version — den gamle fryses og bliver stående, så I altid kan se, hvad der rent faktisk blev accepteret, og hvornår.
Kalender og dagens opgaver
Aftaler lægges i kalenderen med en medarbejder på. Det er det samme billede forfra og bagfra: du ser, hvem der er hvor, og medarbejderen ser sin egen dag.
Ringer en kunde og spørger, om I kan nå ham i denne uge, kan du svare med det samme i stedet for at love at vende tilbage.
