Hvor pengene forsvinder
Problemet i en servicevirksomhed er sjældent, at der mangler kunder. Det er, at der forsvinder penge og timer undervejs — i småbidder, hver dag, uden at nogen kan pege på hvor.
Timerne, der aldrig kom på fakturaen
En medarbejder er tre kvarter længere ude end planlagt. Der var en ekstra vinduespost, eller kunden spurgte om noget mere. Det bliver ikke skrevet ned, eller det ender på en seddel, der ligger i bilen til på fredag. Når fakturaen skal laves, står der «ca. 2 timer», fordi ingen kan huske andet.
Medarbejderen starter et ur på telefonen, når arbejdet begynder, og stopper det, når det slutter. Tiden hænger på opgaven. Den skal ikke huskes.
Henvendelser, der drukner
En forespørgsel fra hjemmesiden lander i en indbakke sammen med nyhedsbreve, fakturaer og spam. Den bliver læst i bilen, ikke besvaret, og ligger stille i tre dage. Nogle gange bliver den aldrig til noget.
Kontaktformularen opretter opgaven direkte i systemet. Den ligger som «Nyt» og bliver liggende, indtil nogen gør noget ved den. Den kan ikke glide ned under skærmkanten.
Fakturaen, der sendes en uge for sent
Papirarbejdet ligger til om aftenen, og om aftenen er man træt. Så bliver det weekend, og så er det den følgende uge. En faktura sendt otte dage for sent er otte dages likviditet, du selv har lagt ud.
Når opgaven er færdigmeldt, står den som «Klar til faktura» med timer, aftaler og noter samlet ét sted. Grundlaget blev lavet, mens arbejdet blev udført — ikke bagefter.
Det samme tastet ind tre gange
Aftalen skrives i kalenderen. Timerne skrives på en timeseddel. Beløbet tastes i regnskabsprogrammet. Tre steder, samme oplysning, tre chancer for at tallene ikke stemmer — og så en aften med at finde ud af hvorfor.
Alt hænger på opgaven. Bliver uret startet, rykker opgaven selv fra planlagt til i gang. Der er ét sted at kigge, når kunden ringer.
«Hvornår var I her sidst?»
Kunden ringer om en revne, en plet, en rude. Var vi der i marts eller i maj? Hvem var der? Uden svar bliver det gætteri — og nogle gange gratis arbejde, fordi man ikke kan dokumentere, hvad der blev udført.
Adressen er en selvstændig ting i systemet, så du kan slå den op og se alt, hvad der er lavet der — også hen over skiftende ejere. Hver opgave har en tidslinje.
Regn det med dine egne tal
Vi kender ikke din timepris eller hvor meget der glider. Men regnestykket er simpelt nok til, at du kan lave det på bagsiden af en kuvert:
En halv time om dagen pr. medarbejder — glemt, rundet ned eller aldrig skrevet på.
Gang med din timepris. Gang med antal medarbejdere. Gang med antal arbejdsdage. Så har du tallet.
Din halve time er måske ti minutter. Måske halvanden. Det er en antagelse, ikke en måling — men det er din antagelse, og den er bedre end vores.
Aftener og weekender
Det er den post, ingen fakturerer og ingen regner på. Papirarbejdet, der ligger til efter aftensmaden, fordi der ikke var tid i løbet af dagen. Hvis det er to timer om ugen, er det over hundrede timer om året — af din fritid.
Den post forsvinder ikke helt. Men størstedelen af den er indtastning af noget, der allerede er sket, og som systemet kunne have registreret, mens det skete.
Gevinsten kommer af, at det bliver brugt
Alt det ovenstående forudsætter én ting: at medarbejderen faktisk trykker på knappen. Et system, der kræver otte klik og en god forbindelse, bliver ikke brugt på en tagryg i regnvejr — og så er man tilbage ved sedlen i bilen.
Derfor er medarbejderens app fire store knapper og intet andet, og derfor virker den uden dækning. Se hvordan den fungerer.
Prøv det på en rigtig opgave
Opret virksomheden, kør én opgave igennem fra henvendelse til færdigmelding, og se om tallene passer bedre end i dag. Det koster ikke noget at finde ud af.